réunions

Ce module permet :

• D’avoir une vue sur l’ensemble des réunions programmées
• De créer et d’envoyer les convocations
• De créer les tâches à réaliser en définissant les échéances et acteurs
• De créer et d’envoyer les compte-rendus et procès-verbaux de réunions

Il est possible de filtrer l’affichage des réunions par le type de réunion.
Pour chaque réunion, il est affiché le titre donné à la réunion, le nombre d’invités, le nombre de sujets, le nombre d’actions, le budget et la date et l’heure de la réunion.

• Cliquer sur le bouton « + Ajouter une réunion »
• Choisir le type de réunion ou le créer (ex. Commercial, Codir, CSE,…)
• Choisir le ou les pôles concernés (ex. Institutionnel, Juridique, …)
• Ajouter les invités sans préciser le champs de présence
• Ajouter la date
• Ajouter les horaires. Vous pouvez choisir de ne préciser que l’heure de début
• Définir le lieu si différent de celui définit par défaut
• Ajouter autant de sujets qu’il y aura de points à voir lors de la réunion. Ne complétez que le champs « Sujet »
• Valider
• En cliquant sur « Retour à la liste », vous verrez apparaître votre nouvelle réunion.
• Cliquer sur Convocation
• Vous pouvez visualiser la convocation 
• Cliquer sur « Envoyer la convocation » si vous souhaitez l’envoyer par mail.
  Seules les personnes ayant un mail renseigné apparaissant dans la liste recevront la convocation.

• Les invités ont reçu un mail avec un lien leur permettant de prévenir en cas d’absence
• Retourner dans la réunion concernée en cliquant sur le crayon
• Checker les absents non excusés et présents. Les absents excusés apparaîtront automatiquement s’ils ont cliqué sur le lien du mail reçu 
• A chaque sujet abordé, renseigner l’action définie, l’acteur, la deadline et éventuellement le budget. 
• Une fois la fin de la réunion, renseignez l’horaire de fin puis valider
• Cliquer sur Compte-rendu
• Vous pouvez visualiser le compte-rendu
• Cliquer sur « Envoyer le compte-rendu » si vous souhaitez l’envoyer par mail.
  Seules les personnes ayant un mail renseigné apparaissant dans la liste recevront le compte-rendu.

ATTENTION

Grâce au filtre, vous pouvez sélectionner les réunions que vous souhaitez voir.