ENTRETIENS

Ce module permet :

• De créer, suivre et archiver les entretiens
• De créer des modèles d’entretiens (professionnels, sécurité,…)
• De générer vos compte-rendus au format PDF
• De proposer des actions et d’alimenter votre plan d’actions
• De définir des responsables et de choisir les vues

Il est possible de filtrer l’affichage des entretiens par type et par salarié.

CATégories

Il suffit de nommer votre catégorie et de cliquer sur [+ Créer].

Type d’entretien

• Nom -> Renseignez le nom que vous souhaitez donner à ce type d’entretien.
• Catégorie -> Choisissez la catégorie concernée
• Présentation -> Vous pouvez préciser le contenu de l’entretien en quelques lignes
• Poste(s) de travail concerné(s) -> Vous pouvez indiquer les postes concernés par ce type d’entretien. par défaut, tous les postes sont concernés.
• Fréquence -> En indiquant une fréquence, des alertes se déclencheront avant les échéances.
• Sélectionner un modèle -> Vous pouvez utiliser un modèle parmi ceux qui vous sont proposés.

créer vos questions

En cliquant sur [Q], vous pouvez modifier, ajouter déplacer ou supprimer des questions.

Créer des questions

• Vous pouvez ajouter des images ou vidéos (par lien hypertexte).
• Si vous ne souhaitez pas ajouter d’actions proposées ou retenues, vous pouvez cocher « Il s’agit d’un titre ou d’une explication sans action ni réponse attendue.
• Renseignez l’ensemble des réponses attendues si vous souhaitez créer un QCM.
• Cochez « Permettre d’ajouter un commentaire », si vous souhaitez intégrer une zone de commentaire dans la réponse.
• Cochez « Permettre de sélectionner plusieurs réponses » si vous souhaitez donner la possibilité de proposer plusieurs réponses possibles.

organiser vos questions

Vous avez la possibilité de déplacer l’ordre des questions tel que vous souhaitez les voir apparaitre dans le questionnaire.

Définir des responsables de services/pôles

Vous pouvez choisir de ne donner la vue des entretiens qu’aux responsables de pôles.

• Depuis Paramètres -> Pôles
• Définissez des chefs de pôle.
• Plusieurs niveaux vont se créer:
  • Salarié : Accès à ses entretiens.
  • Chef de pôle : Accès aux entretiens de ses salariés.
  • Administrateur : Accès à l’ensemble des entretiens.

Créer un entretien

• Date -> Renseignez la date de l’entretien.
• Type ->Choisissez le type d’entretien.
• Nom du salarié -Choisissez le nom du salarié concerné.
• Mail -> Le mail du salarié permet de lui envoyer sa convocation et son compte-rendu. En renseignant le mail, vous mettrez à jour sa fiche.
• Fréquence -> La fréquence est renseignée selon vos paramètres.
• Heures du début, de fin, adresse, code postal et ville -> Ces informations renseigneront la convocation.
• Commentaire -> Vous pouvez ajouter un commentaire.
• Réalisé par -> Choisissez qui réalisera l’entretien (par défaut, il s’agit de la personne connectée).

Compléter les questions

Il suffit de compléter les réponses.

Vous pouvez proposer des actions voire, si vous avez le pouvoir de décision, retenir des actions.

Ces actions seront reportées dans le plan d’actions.

version pdf

Le fichier pdf est automatique crée. Vous pouvez également l’ajouter si vous avez une version papier (ou entretien signé).

Envoyer les convocations

Il suffit de cliquer sur Convocations.

Vous pouvez:

• ajouter des destinataires.
• modifier le contenu du mail

Le destinataire recevra un mail avec:

• un fichier .ics lui permettant d’ajouter le rendez-vous sur dans son agenda.
• un fichier pdf de l’entretien de telle sorte à le préparer. 

Envoyer le compte-rendu

Une fois l’entretien terminé, vous pouvez l’envoyer au salarié qui a suivi l’entretien. 

Vous pouvez:

• ajouter des destinataires.
• modifier le contenu du mail

Le destinataire recevra un mail avec:

• un fichier pdf de l’entretien.

Vous retrouverez les actions dans le module « Plan d’actions ».

Les actions retenues seront également envoyées à l’acteur défini ainsi que dans sa feuille de route.